Расход горюче-смазочных материалов нормирует постановление Правительства РК от 11 августа 2009 года № 1210. Госорганы применяют их напрямую, бизнес утверждает свои приказом руководителя, опираясь на те же формулы, паспорт машины и контрольный замер.
Чем регулируется расход ГСМ
Базовым документом служит постановление Правительства Республики Казахстан от 11 августа 2009 года № 1210 «Об утверждении норм расходов горюче-смазочных материалов для государственных органов Республики Казахстан и расходов на содержание автотранспорта», действующее в редакции постановления от 12 марта 2014 года № 228.
Формально документ обязателен для государственных органов, а национальным компаниям и акиматам рекомендован. На практике коммерческие организации берут тот же документ за основу: он даёт формулы, справочные величины по моделям, зимние и городские надбавки. Свои значения компания утверждает приказом руководителя.
Из чего складывается нормируемый расход:
- Нб: базовая величина на пробег для конкретной модели;
- Нтр: расход на транспортную работу, то есть на перевезённые тонно-километры;
- Ндо: расход на работу дополнительного оборудования, будь то отопитель, кран или насос;
- Нср: расход на пробег при выполнении специальной работы в движении;
- Ki: поправочные коэффициенты на условия эксплуатации.
Расход на транспортную работу задан единым для всей республики: бензин 2,0 л/100 ткм, дизельное топливо 1,3 л/100 ткм, сжиженный нефтяной газ 2,5 л/100 ткм, сжатый природный газ 2,0 м³/100 ткм, газодизель 1,2 м³ плюс 0,25 л.
Машины нет в перечне: что делать
Перечень моделей в постановлении заканчивается техникой прошлых лет, поэтому для новой машины расчётную величину устанавливают иначе. Пункт 3 документа прямо разрешает брать её из технической документации или информации завода-изготовителя, выданной на основании заводских испытаний.
- Берёте паспортный расход из документации производителя или письма его официального представителя.
- Проводите контрольный замер и оформляете акт: он подтверждает цифру в ваших условиях эксплуатации.
- Издаёте приказ по организации: модель, госномер, базовая величина, перечень применяемых надбавок и период их действия.
- Временное значение действует до двух лет, при необходимости корректируется, затем становится постоянным.
Контрольный замер: как провести правильно
Замер нужен, чтобы утверждённая цифра выдержала проверку и спор с водителем. Порядок простой, но требует дисциплины.
- Машина технически исправна, шины накачаны по норме, лишний груз снят или зафиксирован в акте.
- Бак заправляется до полного, показания одометра фиксируются в акте.
- Маршрут и условия описываются: город или трасса, гружёный или порожний, температура воздуха.
- После пробега бак снова заправляется до полного, объём фиксируется по чеку.
- Комиссия подписывает акт: расход, условия, дата, участники.
Для парка надёжнее замерять не вручную, а по данным датчика уровня топлива: система покажет и объём заправки, и пробег, и время работы двигателя за тот же период.
Что писать в приказе
Только приказ превращает справочную цифру в обязательную для вашей компании. Он должен отвечать на четыре вопроса: на что, сколько, откуда взято и когда действует.
Обязательные части
- Перечень техники. Марка, модель, госномер, вид топлива. Не группами «грузовые», а построчно.
- Базовая величина. Литры на 100 километров или на моточас для спецтехники.
- Основание. Ссылка на постановление, на паспорт машины или на акт контрольного замера.
- Надбавки. Какие применяются, в каком размере и в какой период: зимняя с датами, городская, высотная.
- Ответственные. Кто считает расход, кто проверяет путевые листы, кто утверждает перерасход.
- Срок действия. С какой даты приказ применяется и когда пересматривается.
Отдельным приложением идёт таблица с расчётом по каждой машине. Это избавляет бухгалтерию от пересчёта вручную и даёт проверяющему готовый ответ на вопрос «откуда цифра».
Пример расчёта для машины вне перечня
Возьмём седельный тягач, которого нет в таблицах постановления. Паспортный расход по документации производителя составляет 29,5 л/100 км в снаряжённом состоянии. Работает по Карагандинской области, зимой.
- Берём паспортную величину: 29,5 л/100 км.
- Проводим контрольный замер: 31,2 л/100 км на маршруте без груза.
- Фиксируем в акте условия: трасса, температура минус 12, порожний рейс.
- Утверждаем приказом базовую величину 31,0 л/100 км с надбавками: зима до 15 % с 1 ноября по 31 марта, транспортная работа 1,3 л на 100 тонно-километров.
Зимние периоды по регионам Казахстана
Надбавка действует не круглый год, а в календарные сроки, закреплённые в таблице 10 постановления. Их переписывают в приказ, иначе бухгалтерия применяет коэффициент в мае и получает вопрос при проверке.
| Зона | Регионы | Период | Коэффициент |
|---|---|---|---|
| А | Жамбылская, Мангистауская, Туркестанская области | с 15 ноября по 15 марта | до 5 % |
| B | Алматинская, Атырауская, Кызылординская области | с 1 ноября по 31 марта | до 10 % |
| C | Акмолинская, Костанайская, Павлодарская, Северо-Казахстанская, Актюбинская, Восточно-Казахстанская, Карагандинская, Западно-Казахстанская области | с 1 ноября по 31 марта | до 15 % |
Для Астаны и Алматы коэффициент берут по области, в которой расположен город. Слово «до» здесь не формальность: компания вправе применить меньшую величину, если условия мягче, и это тоже фиксируется приказом.
Как списание выглядит в учёте
Топливо приходуется как запасы при покупке и списывается на расходы по мере использования. Основанием служит путевой лист, а объём берётся по факту в пределах утверждённой величины.
- Заправка по чеку или по корпоративной карте попадает на склад ГСМ или в подотчёт водителя.
- По итогам месяца собираются путевые листы и считается фактический расход по каждой машине.
- Фактический расход сравнивается с расчётным по приказу.
- В пределах расчёта топливо списывается на затраты, перерасход разбирается отдельно.
- Экономия остаётся в остатке и переходит на следующий период, а не превращается в премию автоматически.
Налоговый смысл простой: на вычеты идёт топливо, которое подтверждено документами и связано с деятельностью. Разрыв между купленным и подтверждённым объёмом ищут при проверке первым делом.
Когда пересматривать цифры
- Сменился сезон. Зимние надбавки включаются и выключаются по календарю из приказа.
- Изменились маршруты. Парк ушёл с городской развозки на межгород: расчёт меняется в обе стороны.
- Машина прошла ремонт или пробежала больше 100 тысяч. Реальный расход растёт, и это нормально при документальном подтверждении.
- Появились данные мониторинга. Через два-три месяца работы системы видно, какой расход у машины в ваших условиях, и цифру уточняют по фактам, а не по спору.
Ошибки, из-за которых расходы снимают
- Приказ есть, но в нём нет конкретных машин и оснований для цифр.
- Надбавки применяются круглый год, включая лето.
- Фактический расход всегда ровно равен расчётному: так не бывает, и это выглядит как подгонка.
- Перерасход списывается молча, без объяснения и без удержания.
- Контрольный замер проведён на исправной машине летом, а применяется ко всему парку круглый год.
Как списывают ГСМ в учёте
Списание идёт по фактическому расходу, но не выше утверждённой приказом величины. Основанием служит путевой лист с показаниями спидометра и движением топлива, подтверждённый чеками и накладными на заправку.
| Документ | Что подтверждает |
|---|---|
| Приказ о нормах | Расчётную величину по каждой модели и применяемые надбавки |
| Акт контрольного замера | Обоснованность цифры для машин вне перечня |
| Путевой лист | Пробег, маршрут, остатки и заправки за смену |
| Чеки и накладные АЗС | Объём и стоимость купленного топлива |
| Отчёт системы мониторинга | Фактический пробег, моточасы, заправки и сливы |
Перерасход либо обосновывают условиями эксплуатации и оформляют дополнительной надбавкой, либо удерживают с виновного. Просто списать его на затраты нельзя: такой расход снимут при проверке.
Где расчёт и мониторинг сходятся
Расчёт отвечает на вопрос «сколько должно быть», система мониторинга отвечает на вопрос «сколько было на самом деле». Когда есть обе цифры, разговор с водителем перестаёт быть спором о характере.
Отчёт по топливу за период показывает заправки с объёмом и местом, падения уровня вне заправок, моточасы и холостой ход. Эти данные закрывают путевой лист и дают основание пересмотреть приказ, если машина стабильно ест больше в конкретных условиях.
Как считать расход по формулам, разобрано в статье о расчёте расхода топлива. Какие документы нужны на каждый рейс, описано в материале про путевой лист.
Частые вопросы
Обязаны ли частные компании применять нормы из постановления 1210?
Напрямую документ обязателен для государственных органов, остальным рекомендован. Компании утверждают свои значения приказом руководителя, но берут за основу формулы и коэффициенты из этого же постановления: так расчёт выглядит обоснованным при проверке.
Как установить норму для машины, которой нет в перечне?
По пункту 3 документа базовая величина берётся из технической документации или информации завода-изготовителя. Дополнительно проводят контрольный замер и закрепляют результат приказом. Временное значение действует до двух лет.
Можно ли списать топливо сверх нормы?
Только если перерасход обоснован: условиями эксплуатации с применением надбавок, работой дополнительного оборудования, документально подтверждёнными обстоятельствами. Необоснованный перерасход относят на виновное лицо.
Какие надбавки разрешены в Казахстане?
Климатические до 15 % в зависимости от зоны, городские до 10 % при населении свыше миллиона, высотные до 20 % выше трёх тысяч метров, а также поправки за специфические условия работы. При движении за городом по хорошей дороге расчёт, наоборот, уменьшается до 15 %.
Что должно быть в приказе о нормах расхода топлива?
Перечень техники построчно с госномерами, базовая величина на 100 километров или на моточас, основание для цифры, применяемые надбавки с периодами действия, ответственные лица и срок действия приказа. Расчёт по каждой машине выносят в приложение.
Когда пересматривать утверждённые цифры?
При смене сезона, изменении маршрутов, после ремонта или большого пробега, а также когда накопились данные мониторинга за два-три месяца: они показывают реальный расход в ваших условиях.
Что подтверждает фактический расход при проверке?
Путевой лист с показаниями спидометра и остатками топлива, чеки и накладные на заправку, приказ руководителя и акт контрольного замера. Отчёт системы мониторинга не заменяет эти документы, но подтверждает цифры и снимает вопросы о приписках.